Статья

Дорастут ли российские СЭД до ECM?

Документооборот Интертраст
мобильная версия

Современные СЭД прошли эволюционный путь развития от простейших систем регистрации и учета документов до многофункциональных платформ управления документами и оперативной деятельностью предприятия на основе средств автоматизации бизнес-процессов, организации коллективной работы и других технологий. Чтобы перейти на новый уровень, наши СЭД должны реализовать гораздо более широкий набор технологий ECM, которые сегодня необходимы для полноценного управления неструктурированным контентом. Справятся ли они с этой задачей?

От управления документами к управлению организацией

Сейчас мы все больше говорим, что СЭД должны использоваться для комплексной автоматизации процессов документационного обеспечения управления (ДОУ), причем акцент смещается от учета движения документов в сторону поддержки принятия управленческих решений и обеспечения оперативного руководства компанией.

Такова логика развития систем: на первом этапе СЭД обычно использовалась для автоматизации канцелярий, затем подключались делопроизводители в подразделениях, потом руководители разных уровней. Сегодня мы подходим к тому, что работать в системе будут все сотрудники предприятия, от директора до специалиста в подразделении. Это дает новые возможности по организации коллективной работы и поддержки сквозных управленческих процессов.


Сегодня пользователи как никогда зависят от автоматизации документооборота

Компании-разработчики следуют этим рыночным трендам, которые отражают стремление заказчиков получить от внедрения электронного документооборота более значительный эффект, чем банальная автоматизация функций делопроизводства. В качестве объекта автоматизации теперь могут выступать любые бизнес-процессы, связанные с интенсивной работой с документами и активным взаимодействием сотрудников. Очень востребованной на рынке является интеграция с ERP-системами, в первую очередь с SAP. Тот вендор ECM или СЭД, который сумеет сегодня предложить лучшее решение для интеграции служб электронного документооборота в среду SAP, имеет наиболее высокие шансы стать лидером рынка.

По словам Александра Бейдера, директора по развитию бизнеса компании "ТерраЛинк", вопрос об интеграции СЭД c ERP имеет приблизительно такую же историю, как и событие отделения воды от суши. Как только сформировались системы упомянутых классов, со своими характерными признаками и свойствами, сразу же встал вопрос об обеспечении финансово-хозяйственного учета функциональностью работы с первичными документами.

По мнению эксперта, сегодня наиболее часто задача интеграции решается на самом базовом уровне, а именно на этапе использования справочников ERP для атрибутирования документов и прикрепления их образов к записям транзакций. Эта задача обычно решается на проектном уровне с использованием штатных сервисов вендора СЭД. Результатом такого рода ограниченного подхода интеграции является, во-первых, необходимость непрерывного реплицирования справочников и мастер-данных в базу данных СЭД, во-вторых, необходимость для пользователя постоянно переключаться из интерфейса ERP в интерфейс СЭД и наоборот. Кроме того, этот подход не обеспечивает синхронизацию политик доступа в СЭД и ERP, а также возможность реализации сквозных бизнес-процессов.

"Вот почему все более явно осознается сегодня потребность пользователей получать бизнес-контент непосредственно в контексте работы с ERP-системой, иметь дело одновременно и реквизитами транзакций, и с образами первичных документов. Другими словами, символом времени сегодня является не интеграция СЭД с ERP, а именно, как указанно в тексте, интеграция СЭД в ERP", - подводит итог г-н Бейдер.

По мысли Натальи Храмцовской, важно обеспечить интеграцию и взаимодействие СЭД с информационными системами, поддерживающими основную деловую деятельность организации, включая системы бухгалтерского, кадрового и налогового учета, системы управления веб-сайтами организации. И – что особенно актуально и важно для государственных органов – с системами МЭДО и СМЭВ.

Контроль исполнения также становится более оперативным и прозрачным. Возможно, отделы контроля в их традиционном понимании отойдут в прошлое. Ведь их существование в качестве обособленного подразделения обусловлено скорее трудоемкостью сбора и регулярного обновления информации о статусе задач и поручений. Если эти функции возьмет на себя система (а она уже сейчас в состоянии это сделать), то контроль могут осуществлять сами заинтересованные лица — инициаторы поручений и руководители подразделений.

Александр Бейдер не согласен с этим мнением: "Мне кажется, что это иллюзия. Необходимо подразделение, которое профессионально занимается задачами методологии контроля, формирует показатели эффективности работы сотрудников, анализирует результаты контроля, подготавливает рекомендации для руководства, и поддерживает изменения системы контроля в целом в соответствии с изменениями бизнес-потребностей и целей развития компании".

Какой должна быть идеальная СЭД?

Наталья Храмцовская, эксперт компании ЭОС, полагает, что идеальная современная СЭД – это ECM-система с хорошим набором функциональных возможностей, способная интегрироваться с различными деловыми ИС организации. Модуль управления документами у такого решения соответствует требованиям признанных стандартов, таких, как MoReq2, и обеспечивает, помимо удобной оперативной работы, также и долговременную сохранность целостных и аутентичных электронных документов. Кроме того, СЭД должна управлять как электронными, так и неэлектронными документами организации.