Статья

Электронное правительство нельзя построить без СЭД

Документооборот Интертраст
мобильная версия

Системы электронного документооборота играют большую роль в построении инфраструктуры, необходимой для перехода к оказанию госуслуг в электронном виде, совершенствования системы госуправления, формирования информационного общества. На практике их внедрение идет неравномерно - так, многие регионы опережают федеральные госорганы. Помимо законодательной поддержки развитию инфраструктуры документооборота в госсекторе необходимы стандарты, которые позволят взаимодействовать организациям с различными СЭД.

В связи с неослабевающей активностью государства в области формирования и развития информационного общества и создания электронного правительства перед госструктурами встают неизбежные вопросы. В чем заключаются идеи информационного общества и электронного правительства/государства? Какие вопросы будут решаться централизованно (что будет "спущено сверху"), а что потребует приложения усилий на местах? Что должно быть основано на общегосударственных стандартах и что может быть установлено индивидуально с учетом особенностей регионов? Какие конкретно информационные технологии обеспечат решение практических задач? Должна ли использоваться единая технологическая платформа? И так далее.

Одной из важнейших практических задач построения информационного общества согласно "Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации" является "повышение эффективности государственного управления и местного самоуправления, взаимодействия гражданского общества и бизнеса с органами государственной власти, качества и оперативности предоставления государственных услуг". Решение этой задачи обеспечивается налаженным эффективным межведомственным и межрегиональным информационным обменом; увеличением объемов и качества государственных и муниципальных услуг, предоставляемых организациям и гражданам в электронном виде; совершенствованием системы их предоставления.

К показателям, по которым будет оцениваться уровень развития информационного общества в Российской Федерации, относится доля услуг, которые население может получить с использованием информационных и телекоммуникационных технологий, в общем объеме государственных услуг. Будет анализироваться также доля электронного документооборота между органами государственной власти в общем объеме документооборота и доля архивных фонов, переведенных в электронную форму.

Новый уровень внутренней организации

Построение информационного общества невозможно без преобразований в области государственного управления, которые должны обеспечить "качественно новый уровень оперативности и удобства получения организациями и гражданами государственных услуг и информации о результатах деятельности государственных органов", что определяется в "Концепции формирования в РФ электронного правительства до 2010 года" как "новая форма организации деятельности органов государственной власти" - электронное правительство.

Смешанный документооборот органа государственной власти

Источник: "Интертраст", 2010

Для любого органа государственной власти, местного самоуправления это означает необходимость перехода к качественно новому уровню внутренней организации, основанному на электронных административных регламентах с применением формальных методик описания процессов и их измеряемых параметров. Непременным условием повышения эффективности "электронного органа власти" является подключение к работе в электронной среде всего персонала, строгого контроля соблюдения должностных обязанностей, регламентов и процедур, повышения прозрачности процессов предоставления государственных услуг на всех уровнях управления.

Средой, наиболее органично соответствующей этим задачам, является электронный документооборот (СЭД). Отечественные СЭД имеют богатую историю развития и учитывают специфику работы государственных органов, обеспечивая электронное управление и взаимодействие. Их использование способствует повышению контроля и обеспечению прозрачности исполнения распоряжений, увеличению оперативности доставки управленческой информации, снижению временных и организационных затрат на поиск данных, установлению взаимосвязей и взаимовлияния документов, унификации и упорядочиванию документопотоков, снижению материальных затрат на документационное обеспечение.

Система электронного документооборота органа государственного управления обеспечивает создание единого информационного пространства, объединяющего сотрудников всех департаментов (служб, агентств, других оргединиц) на уровне внутренних процессов, оказания государственных услуг и коллективной работы. С ее помощью обеспечивается эффективная поддержка процессов накопления, управления и доступа к информационным ресурсам всех сотрудников. Система ускоряет и упрощает получение сведений о текущем состоянии документа или процесса, реализует возможность хранения в документальной форме истории взаимоотношений сотрудников с организациями и гражданами, увеличивает скорость поиска данных, необходимых для принятия управленческих решений при одновременном повышении их качества и надежности за счет полноты и своевременности предоставляемой информации. Использование СЭД увеличивает скорость прохождения по структурным подразделениям и исполнения управленческих документов, максимально сокращает оборот бумажных документов, обеспечивает экономию людских и производственных ресурсов (за счет сокращения издержек на управление потоками документов). Внедрение системы сокращает время поиска документов и удешевляет хранение бумажных архивов, обеспечивает переход на единые электронные административные регламенты работы с документами, обеспечивающие их защищенность, управляемость и доступность. Унифицируются, формализуются и регламентируются технологии делопроизводства, обеспечивается защита информации от несанкционированного доступа и утечки, происходящей из-за неупорядоченного хранения больших объемов документации.

Без организации внутренней системы электронного документооборота органов управления решение задач формирования и развития электронного государства невозможно. При этом надо учитывать особенности текущего момента и важные определяющие факторы.

Характерно, что наши регионы значительно опережают федеральные органы государственной власти в области использования электронного документооборота и даже в организации электронного межведомственного взаимодействия. Практически можно говорить о наличии проверенной инфраструктуры для оказания электронных услуг населению и организациям во многих регионах, часть из которых уже готова осуществлять обмен документами с использованием СЭД без дублирования на бумажном носителе (кроме случаев, определяемых федеральным или областным законодательством).

Унифицированная СЭД

В этих условиях довольно безответственно выглядит идея создания единой унифицированной СЭД для дальнейшего ее тиражирования в государственном секторе, которая прозвучала в выступлениях ряда чиновников высокого ранга. За всей внешней привлекательностью такого подхода скрываются серьезные потенциальные проблемы и угрозы. Доводом, который может казаться решающим в пользу единой унифицированной государственной СЭД, является упрощение задачи организации межведомственного документооборота. Но на практике мы наблюдаем обратную картину: ведущие производители СЭД уже накопили большой опыт в построении межведомственного электронного взаимодействия. Необходим только стандарт взаимодействия, который устроит все участвующие стороны и сделает межведомственный информационный обмен эффективным. Унифицированной СЭД необходимый опыт еще нужно будет приобрести. Недостатков создания и тиражирования единой системы для всех государственных структур много. Переход с отработанной системы на новую (не учитывающую особенности конкретной организации) означает не только существенные (повторные) затраты на внедрение, миграцию данных, переобучение, но и потерю более ценных, хотя и сложнее измеримых активов. "Монопольная" система всегда будет иметь известные недостатки, связанные с "неторопливостью" разработки, развития, сопровождения. Кроме того, в единой унифицированной СЭД невозможно учесть специфику работы всех потребителей, поэтому она всегда будет недостаточно функциональной для большинства организаций, особенно уже имеющих опыт успешной промышленной эксплуатации СЭД.