Эволюция СЭД: что за горизонтом?
Развитие систем управления документами только за счет дополнительных возможностей и функций вряд ли позволит таким решениям эффективно отвечать потребностям бизнеса. Рынку нужны новые направления и свежая струя. Куда стоит посмотреть производителям и как должна эволюционировать СЭД?
И все же за счет чего можно осуществить расширение границ ЕСМ/СЭД от традиционного управления документами к управлению деятельностью в контексте деловых процессов? По мнению участников рабочей группы, обеспечить ориентированность на потребности бизнеса способны следующие нововведения: изменение парадигмы управления документами, социальная среда взаимодействия, поддержка Adaptive Case Management, гибкое управление жизненным циклом информации, интеллектуальная аналитика контента.
Как подстроить ПО под бизнес
Современные инструменты, включая мобильные и социальные технологии, упрощают и ускоряют взаимодействие людей в рамках деловых процессов. Вместе с тем, они же порождают все большие объемы цифровой деловой информации, и системы управления документами должны быть рядом, чтобы эффективно ею управлять. Развитый, наработанный опыт документирования не пропадает, он выступает в новой парадигме в виде сервисов управления документами. Но при сохранении методов формализованной обработки ответственных документов должны быть учтены новые требования, обеспечивающие, прежде всего, сокращение усилий, требуемых для учета (больше пользы меньшими ресурсами), уменьшение количества ручных операций, снижение операционных затрат, ускорение обработки запросов, соответствие изменяющимся требованиям внешнего регулирования.
Социальная среда предоставляет новые возможности взаимодействия людей в ходе их совместной деятельности (коллективное создание документов в дружественном окружении, удобные инструменты для управления проектами и др.). Кроме того, осуществляется взаимодействие людей и деловых процессов с системой документирования: с одной стороны, это использование сервисов управления документами, а с другой - предоставление документационному обеспечению новых видов атрибутов: теги, рейтинги, ранжирование и т.д.
Инфраструктура ЕСМ/СЭД способна органично принять инструментарий, получивший название Adaptive Case Management. Главным назначением этого инструментария является оптимизация достижения результата в любом деле. Поэтому подход АСМ напрямую ориентирован на бизнес-ценности и адресован в первую очередь ключевым специалистам. Это расширение СЭД обеспечивает простой просмотр всех связанных документов по вопросу, динамическое управление рабочими циклами, инструментарий для быстрой разработки шаблонов и моделей типовых кейсов, изучение опыта на основе анализа прошлых дел, контроль состояния дел, высокую скорость реакции системы на запросы.Естественное будущее меняет управление
Новые области применения СЭД, расширение парадигмы документирования диктуются временем и обеспечиваются новым инструментарием, что определяет новые горизонты СЭД как естественное развитие.
При этом меняется роль "управляющего документами". Сейчас служба документационного обеспечения - это регистрирующий орган, который требует от всех участников "официального" документооборота (оборота документов, требующих регистрации) предоставления документов в соответствии с установленными в организации правилами и нормами. Им все равно, что за документы им передаются и в каком объеме - главное, чтобы были заполнены необходимые атрибуты, и документ правильно предоставлен.
С новыми областями приложения СЭД в деятельности организации возникают предпосылки появления новых зон ответственности за документирование всей ответственной, значимой для организации информации. Эта информация рождается в разных процессах (кейсах, взаимодействиях) и часто не попадает в СЭД, поскольку вопросы решаются "частным образом". В результате могут возникать как внутренние, так и внешние коллизии (например, коммерческое обещание, сделанное сотрудником для сторонней организации по электронной почте, которое не может быть выполнено, что привело к судебному разбирательству), а также просто утраты полезной информации. Минимизировать эти риски, возможно, удастся за счет органичного подключения сервисов СЭД к деловым взаимодействиям непосредственно в ходе делового процесса. У кейс-менеджмента появляется дополнительная функция - кроме обеспечения оперативной составляющей деятельности - предоставление значимой для компании информации.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a3019
