Статья

Федеративная архитектура СЭД: в чем преимущество?

Интертраст
мобильная версия

Эффективность работы системы электронного документооборота напрямую зависит от правильности выбора ее архитектуры. При выборе необходимо сначала определить, какими ключевыми характеристиками она должна обладать. Оптимальным решением в ряде случаев может стать федеративный тип архитектуры, с распределенным размещением контента и потреблением его по адресно-целевому принципу.

Большинству организаций необходимо единое информационное пространство для всех субъектов документооборота: головного офиса, филиалов, дочерних предприятий, аффилированных обществ, производственных площадок и т.д. Единство информационной среды подразумевает обеспечение "сквозного" документооборота и "сквозных" деловых процессов, предусматривающих совместную работу всех субъектов организации. При этом часто бывает, что единое информационное пространство должно создаваться в условиях гетерогенной распределенной инфраструктуры.


Важнейшее требование к СЭД — строгая регламентация доступа к информации в распределенной и полиструктурной среде.

Следующей характерной особенностью корпоративной СЭД является вовлечение в документооборот и обеспечение участия в деловых процессах всех сотрудников организации, независимо от их должностных обязанностей и местоположения. При этом должна обеспечиваться поддержка сложных и разнообразных оргструктур, в том числе территориально распределенных. Корпоративная СЭД должна иметь возможность гибкой настройки на точное соответствие организационным связям и взаимодействиям: с централизованным и децентрализованным управлением, с обеспечением контроля требуемого уровня и исключением контроля.

Два подхода к реализации

Важнейшее требование к СЭД — строгая регламентация доступа к информации в распределенной и полиструктурной среде. Доступ к документам должен предоставляться в соответствии с организационной структурой, с отслеживанием изменений в ней, а также разграничиваться на основе данных, вносимых в документ. СЭД должна поддерживать такие особенности корпоративной структуры, как институт замещающих (возможность работы с документами руководителей для их помощников и секретарей), институт аудиторов (доступ руководителей к документам своих подчиненных), временное и постоянное делегирование полномочий. В общекорпоративном масштабе должны обеспечиваться защищенность и юридическая значимость документооборота. И, наконец, СЭД должна быть высокопроизводительной, масштабируемой и удобной в работе для всех категорий пользователей.

Обычно реализация всего этого комплекса сложных и противоречивых требований осуществляется в рамках децентрализованной или централизованной архитектур.

Децентрализованный подход характеризуется созданием множества независимых локальных контуров документооборота, которые обмениваются между собой документами посредством их пересылки. Иными словами, при децентрализованном подходе всегда происходит дублирование документов при их передаче между контурами документооборота. При этом документ на стороне получателя теряет связь с документом на стороне отправителя, поэтому полное их соответствие не может быть гарантировано. Децентрализованный подход обеспечивает высокую автономность и самостоятельность подразделений; это самый простой способ организации документооборота. Однако он вызывает затраты, связанные с двойной регистрацией документов, большим почтовым трафиком, потерями документов из-за отсутствия гарантии их доставки. Кроме того, при децентрализованном подходе задача построения корпоративных процессов "сквозного" типа либо не решается, либо решается очень сложно. Проблемы возникают также с неэффективным расходованием системных ресурсов и администрированием независимых контуров системы.

Централизованный подход, при всех своих преимуществах, имеет жесткие требования к надежности и скорости каналов связи. Кроме того, он характеризуется высоким сетевым трафиком и ограничениями доступности информации для удаленных оргединиц. Тем не менее, стремление эффективнее использовать ИТ-ресурсы стало сегодня одним из основных мотивов их централизации и виртуализации.

Есть способ лучше

Альтернативой традиционным подходам является федеративная архитектура, то есть распределенное решение с использованием репликации данных в качестве механизма обмена данными между узлами системы. В СЭД такой архитектуры обеспечиваются гарантированная доставка данных и распределенная бесконфликтная обработка документов. Создаются условия для централизованного создания, хранения и поддержки общего контента (организационно-распорядительного, нормативно-регламентного, библиотечного и т.д.); локального создания, хранения и поддержки "местного" контента; быстрой доступности контента, общего для взаимодействующих оргединиц; построения локальных и корпоративных процессов документооборота. При этом достигается наиболее высокая интегральная производительность системы и выполняется требование эффективного использования ресурсов. Одним из важнейших принципов и свойств федеративной архитектуры является распределенное создание, хранение и потребление документов при централизованном администрировании системы как единого целого.

Следует отметить, что как централизованный, так и децентрализованный подходы являются частными случаями федеративного. Федеративная архитектура не обязательно подразумевает физическое территориальное распределение серверов. Она может быть выбрана как для распределенного, так и для централизованного хранилища из следующих соображений.

По мнению Майка Бьера, автора книги "Интеллектуальное ведение и сопровождение бизнеса", контент должен быть проиндексирован как корпоративный ресурс, но он должен находиться близко к пользователю. На самом деле такой подход реализуется естественным образом. Значительная часть массы документов создается и потребляется в границах определенных сообществ. Документы, имеющие признак принадлежности к какому-либо сообществу и размещенные в соответствующем ему физическом или виртуальном хранилище, образуют некое множество. Оно может быть несравнимо мало по отношению ко всей массе корпоративного контента. Количество пользователей, обращающихся к этому ограниченному множеству, тоже обычно ограничено. Пополнение этого множества извне осуществляется в рамках различных взаимодействий сообществ. Так без особых затрат может быть достигнуто естественное упорядочение корпоративной информации, обеспечивающее высокое быстродействие и доступность документов.

Структура федеративной СЭД

Построение федеративной СЭД начинается с реализации топологии системы, отражающей организационную структуру предприятия. При этом вся организация может быть разбита на самостоятельные с точки зрения оргструктуры и документооборота единицы. Обмен документами между оргструктурами осуществляется через специально настраиваемые межорганизационные шлюзы, которыми определяются политики репликации документов (реплицируемые базы данных, графики репликации).