Проблемы ЭДО уже нельзя игнорировать
Если рассматривать документооборот как отражение деятельности организации (а так оно и есть), то и проблемы документооборота предстают в контексте бизнес -проблем. В чем они заключаются, при каких условиях СЭД вместо облегчения ведения бизнеса создает нагрузку на него?
Существующие и потенциальные заказчики неточно представляют возможности СЭД и их потенциал в решении бизнес-задач. Они не связывают свои проблемы с недостаточным управлением деловым контентом, им сложно ассоциировать проблемы бизнеса с недостаточным документированием.
Бизнес-специалисты участвуют в системе не в контексте своей деятельности, а в рамках чуждого им процесса документирования
Помимо этого, традиционная ориентированность СЭД на требования документоведов ведет к переносу привычных им бумажных технологий в электронную среду. В результате возможности электронного документооборота используются не в полной мере.
Зоопарк технологий
Растет противоречие между простотой создания и изменения электронного документа и сложностью обеспечения сохранности (гарантии подлинности, целостности, достоверности, аутентичности) электронного документа в течение длительного времени и в условиях меняющихся форматов, носителей, способов записи и воспроизведения документов.
В разных ведомствах, организациях стоят разнородные системы, между которыми необходимо налаживать эффективное взаимодействие.
Заместитель генерального директора по развитию бизнеса компании "ИнтерТраст" Вадим Ипатов
Информация, хранящаяся в СЭД, содержит большое количество сведений, позволяющих анализировать эффективность деятельности организации, но отсутствует система фильтрации этих сведений, система показателей эффективности и их контроля.
Нарастающее всеобщее стремление к централизации удаляет контент от места его потребления, что еще больше снижает доступность контента и усложняет управление доступом.
Недостаточны возможности удаленной работы с контентом. Мобильные решения существуют, но пока они обладают примитивной функциональностью.
Применение информационных технологий позволяет быстро менять электронные формы, поэтому число атрибутов документа растет, что утяжеляет документ, но не повышает его доступность (не упрощает нахождение).
Нужна единая платформа
Решение задач по управлению разными видами документов (документами, обеспечивающими управление, техническими документами, финансовыми, юридическими и т.д.) исторически возлагается на разнородные системы, на разных платформах, со своими службами, сервисами, справочниками, классификаторами. Следовательно, возникает задача построения единой информационной архитектуры для всей корпоративной неструктурированной информации.
Необходимость предоставления разным категориям пользователей разных видов рабочих мест, с разной функциональностью и разными интерфейсами влечет использование разных технологий для построения интерфейсов, что ведет к потере унифицированности, большим затратам на поддержку и развитие.
Преодоление противорчечий
Кроме преодоления проблем из этого, далеко не полного перечня, перед разработчиком СЭД стоит задача разрешения множества противоречий. Один из ярких примеров – необходимость построения СЭД с учетом самых современных тенденций в мире ИТ, возможно, требующих платформенных архитектурных и других крупных изменений при сохранении уже сделанных заказчиком инвестиций в инфраструктуру, обучение персонала, развитие существующих систем.
Новая версия системы CompanyMedia является попыткой решения наиболее критических проблем современных проблем СЭД. Архитектурным, технологическим, интерфейсным, методологическим и другим аспектам построения нового продукта будет посвящена серия статей и материалов на портале CNews.
Вадим Ипатов
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a2818
