Статья

СЭД берет курс на кейс-менеджмент

Интертраст
мобильная версия

Отрасль СЭД развивается эволюционно уже около 20 лет. За это время базовая функциональность отточена до идеального состояния. Перенос этих решений на новые платформы и даже в "облака" в принципе ничего не меняет. Но сегодня руководители ходят с iPad'ами и требуют убрать с их стола все бумаги, заказчики хотят сквозной автоматизации даже неформализованных бизнес-процессов. Решить эту задачу поможет новая концепция ЭДО – кейс-менеджмент.

Как реализовать кейс-менеджмент в СЭД?

Если от общей теории перейти к практическим вещам, то нужно каким-то образом отразить концепцию кейс-менеджмент в информационной системе. При этом не хотелось бы сильно менять ее архитектуру.

Можно рассматривать кейс как особый уровень агрегации информации, которая в СЭД уже существует.

Когда мы говорим "кейс-файл состоит из...", под этим понимается, что информация из различных источников агрегируется и представляется пользователю в бизнес-контексте.

Конечно, нужен еще конструктор кейсов, чтобы создавать новые шаблоны могли бы сами бизнес-пользователи без участия программистов, нужны особые способы представления и визуализации кейсов, помогающие пользователю воспринимать информацию более целостно и практически все.

Примерный состав компонентов бизнес-объекта кейс-файла:

  • Метаданные кейс-файла;
  • Контакты - заинтересованные лица и организации;
  • Документы (обычные документы и электронные формы);
  • Бизнес-процессы (Основной процесс в котором кейс-файл участвует как целое и вспомогательные процессы по отдельным документам и задачам);
  • Бизнес-правила;
  • События/Действия (Календарь кейса);
  • Коммуникации по кейсу — как стена в Facebook;
  • Отчеты по кейсу.

Таким образом, парадигму кейс-менеджмент можно реализовать путем относительно небольшой модернизации архитектуры современной СЭД.

От каждой новой версии ПО заказчики ждут новых возможностей. Эти нововведения можно разделить на две группы: к одной относятся функции, которые появились в ходе внедрения как заказные доработки и теперь включаются в состав базовой версии, их можно назвать изменениями, инициированными пользователями. Несомненно, эти функции очень важны и полезны для повышения эффективности работы с системой, но чаще всего речь идет лишь о небольших улучшениях.

Но пользователь системы редко посягает на ее архитектуру, поэтому внесение революционных изменений, требующих иногда пересмотра базовых концепций и существенной переработки всего продукта или отдельных модулей, все-таки прерогатива разработчика.

CompanyMedia будет поддерживать кейсы

Такие решения не всегда принимаются легко, ведь нужно думать не только об инновациях (не забывая о стоимости их реализации). Обеспечение преемственности и совместимости также очень важно. Однако после бурных дебатов все же было решено включить поддержку концепции кейс-менеджмент в базовую функциональность новой CompanyMedia.


Использование кейс-менеджмента дает сотрудникам большую гибкость и свободу действий

В данной концепции предлагается реализовать следующие сценарии использования.

В первую очередь, работу с договорами. Договор — это типичный кейс, потому что заранее не известен состав документов, которые могут потребоваться в ходе работы. Также не всегда понятно, кого из специалистов придется подключить и в какие сроки выполнить работу.

Затем, обращения граждан. Тоже кейс. Ведь работа по обращению не ограничивается написанием ответа в предусмотренные законом 30 дней. Возможно, потребуется провести совещания, послать запросы в другие организации, подключить смежные ведомства. Исполнитель и его руководитель должны видеть всю картину целиком и кейс-менеджмент это позволяет.

Делопроизводство. Новая CompanyMedia с функциональностью кейс-менеджмент предлагает переосмыслить традиционный подход к нему. В реальности работа ведется не с отдельными документами, а по вопросу, который требует решения — это снова кейс. К работе можно подключать разные подразделения и исполнителей, вести обсуждение, проводить встречи, добавлять документы и информационные материалы. Кейс-менеджмент дает большую гибкость и лучший обзор даже для этой классической задачи.

Разумеется, возможны и любые другие реализации кейсов – в зависимости от бизнес-потребностей заказчиков. Конструктор кейсов, входящий в состав новой CompanyMedia, позволяет разрабатывать собственные шаблоны кейсов без привлечения программистов и без модернизации системы.

Данная концепция, кейс-менеджмент, не только даст новые возможности для автоматизации слабо формализованных бизнес-процессов, но и позволит учитывать особые пожелания клиентов и сократить таким образом объем заказных доработок, что упрощает внедрение и поддержку системы.

Станислав Макаров / CNews