Статья

"Строим открыто": к чему привели разработчика СЭД разговоры с сообществом

Документооборот Интертраст
мобильная версия

Год назад компания "Интертраст" объявила о старте программы "Строим открыто", цель которой – привлечь к обсуждению будущей версии CompanyMedia всех, кто заинтересован в этой СЭД: пользователей, разработчиков, консультантов, независимых экспертов и журналистов. Настало время оценить результаты этой не совсем обычной для российского бизнеса инициативы.

С этой задачей "Интертраст" обратился к дизайнерам "Студии Артемия Лебедева" и в результате новая версия давно известной на рынке СЭД получила абсолютно новый, ориентированный на пользователя интерфейс.

Мобильность и СЭД

Тема мобильности тоже была одной из ключевых, потому что мобильность сегодня — это и мода, и необходимость. К дизайну мобильных приложений предъявляются совсем другие, более высокие требования, такую планку задала всем Apple. Но одним дизайном дело здесь не ограничится. Мобильность меняет саму суть бизнес-процессов, заставляя организации пересмотреть свои прежние бюрократические подходы. Ведь мобильность несет с собой не только возможность выполнить, например, согласование документа в любом месте, не обязательно в офисе. Мобильность подразумевает и ускорение бизнес-процесса, в обязательном порядке требуется его оптимизация и адаптация к новым условиям динамичного посткризисного мира.


Очевидно, что все корпоративные приложения, в т. ч. и ECM/СЭД, претерпят качественные изменения при переходе к мобильному режиму работы

Очевидно, что все корпоративные приложения, в т. ч. и ECM/СЭД, претерпят качественные изменения при переходе к мобильному режиму работы. Как индустрия ECM/СЭД ответит на этот вызов? Об этом тоже много говорили в ходе открытого обсуждения. Прием выявился любопытный парадокс: планшетные компьютеры за очень короткий срок успели пройти путь от эксклюзивного гаджета, подчеркивающего высокий статус его обладателя, до массового продукта, доступного даже детям.

Это случилось так быстро, что ни разработчики, ни пользователи СЭД еще не успели осознать данный факт и все еще продолжают говорить об АРМе руководителя на iPad, пребывая в уверенности, что обычным пользователям мобильный доступ заказан. Однако в реальности это давно не так. Мобильные приложения могут значительно ускорить работу и менеджеров среднего звена, и линейного персонала в страховании, логистике, строительстве, производстве и в других отраслях.

Архитектура СЭД

Пользователей, в общем-то, не интересует, что там внутри у СЭД. Главное — чтоб она работала. Но одно дело поддерживать работу нескольких десятков или даже сотен делопроизводителей и совсем другое — многих тысяч сотрудников, когда идет развертывание системы во всей организации.

Многообразие корпоративных ИТ-ландшафтов диктует особые требования к СЭД: ей нужно соответствовать современным стандартам, поддерживать СОА, быть открытой для интеграции с другими бизнес-приложениями, в первую очередь с ERP.

Заказчики "Интертраст" в плане развития своей ИТ-инфраструктуры тоже сильно выросли, как вырос и их бизнес. У многих возникла необходимость внедрения современных ECM-платформ, которые используются для решения широкого спектра задач по управлению неструктурирвоанной информацией и бизнес-процессами. И часто в такой ситуации люди вынуждены отказываться даже от успешно работающих приложений СЭД только из-за платформенных соображений.

Однако ни одна из западных ECM не предлагает российским клиентам готового решения по автоматизации электронного документооборота с учетом отечественной практики, каждый раз это заказная разработка, что, конечно, позволяет учесть специфические требования заказчика, но изрядно удорожает проект.

Архитекторы "Интертраст" разработали оригинальную конструкцию: новая CompanyMedia теперь может работать не только на платформе Lotus Domino, как было всегда, но потенциально на любой ECM-платформе, используя ее как хранилище документов. При этом вся бизнес-логика вынесена в отдельный слой, что позволяет сохранить инвестиции заказчиков в CompanyMedia и одновременно внедрить у себя мощное ECM-решение.

Уже есть коннектор для FileNet, идет разработка коннектора для Open Text, на очереди — Documentum, Alfresco и другие ECM, на случай возникновения потребности у клиентов. Следует отметить, что для российского рынка такой подход является уникальным, обычно СЭД жестко привязана к одной платформе и такой "зоопарк" не поддерживается.

Особенно удобным этот подход может стать для крупных заказчиков, которые как раз и составляют ядро клиентской базы компании "Интертраст". Например, в различных компаниях холдинга, образованного в результате слияний и поглощений, могут эксплуатироваться разные ECM. Внедрение единой СЭД на основе CompanyMedia не затронет их инфраструктуру, но позволит всем работать в единой среде.

Кейс-менеджмент — новая парадигма взаимодействия

Сама концепция кейс-менеджмента известна давно и традиционно применяется для работы с документами в юридической и медицинской практике. В более широком смысле кейс — это информационный объект, которые объединяет документы, людей, события и процессы. Этот подход дает большую свободу исполнителям, не предписывая пошагово, что они должны сделать, но нацеливая на достижение результата. Кейс может быть открыт (работа еще не сделана) или закрыт, когда работа завершена.

В последние годы интерес к кейс-менеджменту значительно возрос. Сегодня этот подход часто позиционируется как основной для поддержки слабоструктурированных и неформализованных бизнес-процессов (а это почти все офисные процессы управленческого характера), поскольку традиционный подход BPM, когда все этапы и возможные переходы в процессе предварительно подробно описываются, не удалось успешно применить во многих сферах, где приоритет имеет человеческий фактор.