«Липецккомбанк» внедряет СЭД CompanyMedia: завершен пилотный этап
«Липецккомбанк», входящий в банковскую группу «Зенит», завершил пилотный этап внедрения системы электронного документооборота CompanyMedia и готовится к дальнейшему ее тиражированию. На сегодняшний день СЭД установлена на 60 рабочих местах ключевых специалистов головного офиса организации, расположенного в городе Липецке, говорится в сообщении компании «ИнтерТраст».
Рост объемов продаж, расширение масштабов деятельности банка привели к увеличению потоков документов, повышению нагрузки на персонал. В итоге возникла необходимость автоматизации деятельности, контроля и ведения отчетности по нормативной и организационно-распорядительной документации «Липецккомбанка». Для решения этих задач было принято решение внедрить систему электронного документооборота. Выбор пал на разработку московской компании «ИнтерТраст» — систему электронного документооборота и управления контентом CompanyMedia.
По информации компании-разработчика, система включает целый комплекс модулей, автоматизирующих разноплановые документоориентированные бизнес-процессы, легко настраивается, учитывая особенности документооборота компании-заказчика, эффективно работает в территориально-распределенных компаниях с большим количеством пользователей и объемом документопотоков. Система создана на платформе IBM Lotus, что облегчило обучение работе с ней, поскольку специалисты банка уже имели опыт эксплуатации данной платформы.
В ходе предпроектной работы был проведен анализ текущей организации документооборота и бизнес-процессов «Липецккомбанка», позволивший выявить проблемы и определить пути их решения, настроить систему в соответствии с особенностями бизнеса заказчика и требованиями руководства. Кроме того, была выработана оптимальная модель внедрения системы: в рамках пилотного проекта предполагалось установить СЭД CompanyMedia на рабочих местах основных участников документооборота (руководителей, исполнителей, делопроизводителей) головного офиса, а в дальнейшем, по итогам пилота, тиражировать систему на филиалы и дополнительные офисы, тем самым организовав единую информационную базу электронного документооборота.
На пилотном этапе были внедрены модули «CompanyMedia-Организационно-распорядительные документы», «CompanyMedia-Нормативные и распорядительные документы», «CompanyMedia-Заседания», позволившие автоматизировать организационно-распорядительную деятельность 60 ключевых сотрудников центрального офиса банка, а также документооборот, сопровождающий подготовку и проведение заседаний коллегиальных органов управления.
По отзыву заказчика, опытная эксплуатация системы подтвердила правильность выбора решения: СЭД CompanyMedia позволила организовать хранилище внутренней нормативной документации, централизованный контроль исполнения документов, повысить исполнительскую дисциплину, что в комплексе привело к сокращению временных, материальных и трудовых затрат на организацию документооборота и электронного взаимодействия сотрудников «Липецккомбанка».
Положительные результаты пилотного проекта позволили говорить о дальнейшем развитии системы электронного документооборота. Сейчас ведутся подготовительные работы по тиражированию СЭД на 4 филиала (города Москва, Елец, Старый Оскол, Туапсе) и 17 дополнительных офисов в Липецке. Ожидается, что в общей сложности в 2012 г. в системе будут работать более 150 сотрудников. При этом планируется не только территориальное, но и функциональное масштабирование системы. Так, с помощью модуля «CompanyMedia-Делопроизводство» предполагается автоматизировать делопроизводство и организовать централизованное отслеживание документов в реальном времени, сообщили в «ИнтерТраст».
Работы по внедрению и вводу системы в эксплуатацию выполнили специалисты компании «ИнтерТраст». Тиражирование системы будет проводиться удаленно, во многом благодаря помощи грамотных специалистов «Липецккомбанка» и администраторов системы со стороны заказчика.
В целом организация электронного документооборота между специалистами центрального и региональных офисов «Липецккомбанка» позволит наладить оперативное эффективное электронное взаимодействие в рамках бизнес-процессов организации, исключить потерю важных документов банка, обеспечить выполнение поставленных задач строго в запланированные сроки, опираясь на всю необходимую корпоративную документацию.