Электронное правительство нельзя построить без СЭД
Системы электронного документооборота играют большую роль в построении инфраструктуры, необходимой для перехода к оказанию госуслуг в электронном виде, совершенствования системы госуправления, формирования информационного общества. На практике их внедрение идет неравномерно - так, многие регионы опережают федеральные госорганы. Помимо законодательной поддержки развитию инфраструктуры документооборота в госсекторе необходимы стандарты, которые позволят взаимодействовать организациям с различными СЭД.
При построении "электронного правительства", использовании электронных документов в государственном управлении необходимо учитывать, что государственные услуги придется оказывать в среде "смешанного взаимодействия", в которой обрабатываются документы на различных носителях. Смешанный документооборот требует специфического подхода к обработке документов – все возможные потоки необходимо аккуратно и оперативно преобразовать в единый внутренний поток обработки, и для каждого вида носителя поддерживать соответствующий вид документооборота: полностью электронный, смешанный, осуществлять информационную поддержку бумажного документооборота.
Современная СЭД обеспечивает 100% поддержку бумажного документооборота, фиксируя место регистрации и хранения документа во всех ведомствах, задействованных в его жизненном цикле, информацию о доставке документа, автоматически формируя дела по хронологическому и предметно-вопросному принципам, учитывая движение экземпляров и копий для документов строгого учета, поддерживая штрих-кодирование для удобства поиска в базах документов и для потокового ввода сканируемой входящей корреспонденции.
При смешанном документообороте часть задач полностью решается цифровыми средствами, а другая часть — в виде сопровождения бумажного документооборота. Одним из примеров первого может служить поэтапный ввод в действие электронного документооборота по мере технической и организационной готовности его участников.
Межведомственный документооборот
Неотъемлемой частью построения электронного государства является организация межведомственного электронного документооборота (МЭД). Принятое на федеральном уровне положение о межведомственном электронном документообороте является первым шагом в решении этой задачи. Реализация федерального МЭД может стать полигоном для отработки межведомственного взаимодействия. Пока предполагается создание защищенной по периметру системы обмена сообщениями между федеральными ведомствами, которая может затем развиваться в направлении создания сквозного документооборота с однократной регистрацией документов, автоматическим контролем исполнения, построением общего распределенного репозитария, межведомственного согласования документов и т.д. В этом случае внутренние контуры СЭД каждого ведомства могут предоставлять документоориентированные сервисы другим участвующим в межведомственном взаимодействии системам. Положение о МЭД позволяет быстро получить осязаемые результаты: ускорить информационные межведомственные потоки, получить инфраструктуру для отработки вопросов безопасности, юридической значимости, дальнейшего углубления взаимодействия систем, стимулировать информационное развитие отстающих структур. Вместе с тем, отсутствие самостоятельных СЭД во взаимодействующих ведомствах (наличие которых предусматривается положением, но не является обязательным) может существенно тормозить формирование реального электронного государства.
Федеративная архитектура и сквозной электронный документооборот ОГВ
Источник: "Интертраст", 2010
Рассматривая проблему построения электронных органов власти, нельзя не учитывать, что сами органы государственного управления являются сложными структурами со значительной организационной и территориальной распределенностью. Соответственно, и СЭД для такой сложной организации должна быть реально корпоративной системой, обеспечивающей работу в многоструктурном окружении. В этом смысле становится важной задача построения документооборота каждой из оргструктур в отдельности и обеспечения документооборота между головной и подчиненными структурами (при этом с одним документом могут работать сотрудники разных структур). Такая организационная и территориальная распределенность системы предполагает обеспечение доступа к документам на основании строгой регламентации с отслеживанием изменений в оргструктурах; поддержку различных видов взаимодействия между структурами (централизованного и децентрализованного, с контролем требуемого уровня и без него и т.д.); обеспечение защищенного и юридически значимого документооборота в глобальном масштабе.
Архитектура СЭД
Территориальная и организационная распределенность предъявляет свои требования к архитектуре системы. Обычно применяются централизованная или децентрализованная архитектуры. Централизованный подход при всех своих преимуществах имеет жесткие требования к надежности и скорости каналов связи, характеризуется высоким сетевым трафиком, ограничениями доступа удаленных оргединиц к информации. Децентрализованный подход (создание множества независимых локальных контуров документооборота, которые обмениваются между собой документами при помощи электронной почты) обеспечивает высокую автономность и самостоятельность подразделений. Однако при этом повышаются временные затраты, связанные с двойной регистрацией документов, большим почтовым трафиком, потерями документов в связи с негарантированностью доставки. Также возникают проблемы, связанные с администрированием системы.
Наиболее перспективной архитектурой является федеративная, реализующая распределенное (децентрализованное) хранилище с использованием репликации данных в качестве механизма обмена информацией между серверами. Это обеспечивает гарантированную доставку данных и распределенную бесконфликтную обработку документов. Таким образом, создаются условия для централизованного создания, хранения и поддержки общего контента (организационно-распорядительного, нормативно-регламентного, библиотечного и т.д.); локального создания, хранения и поддержки "местного" контента; быстрой доступности содержания, являющегося общим для двух оргединиц. При этом достигается наиболее высокая "интегральная" производительность системы. Следует отметить, что централизованная архитектура является частным случаем федеративной.
Техническая сторона вопроса
Говоря о технической стороне реализации электронного документооборота, нельзя не затронуть вопрос о технологических предпочтениях и рекомендациях. Современное состояние использования информационных технологий в мировой практике характеризуется высоким уровнем разнородности применяемых платформ и архитектур. Это естественный путь развития, поэтому одной из главных тенденций, наблюдаемых в сфере ИТ, является не унификация, а совершенствование интеграционных технологий, способствующих взаимодействию людей, информации и процессов в гетерогенной среде.
Наиболее значимые технологические характеристики системы электронного документооборота:
Преимущества технологической унификации в рамках одной организации принято обосновывать упрощением логистики, снижением стоимости владения (за счет использования общих компонентов и экономии на лицензиях и поддержке), лучшей совместимостью приложений. Однако на практике оказывается, что стоимость владения всегда пропорциональна прикладной ценности, совместимость определяется свойством конкретного решения, а не принадлежностью производителю (особенно в контексте наблюдаемых на рынке слияний и поглощений). А все экономические аргументы в пользу единой платформы могут находиться в зоне "погрешностей в расчетах" и часто компенсируются более высокой компетенцией, профессионализмом, опытом и специализацией других производителей в конкретной области. Поэтому сегодня правильнее делать выбор в пользу того или иного решения в соответствии со своими деловыми предпочтениями, специфическими потребностями, культурными традициями.
Система электронного документооборота государственной структуры является обязательным звеном в цепочке оказания электронных государственных услуг, совершенствования системы государственного управления. Ее внедрение может быть осуществлено независимо от принятия законодательных и нормативных актов в области формирования электронного правительства и является необходимым условием исполнения стратегий, концепций, положений и постановлений, касающихся данной сферы. Быстрое развертывание и задействование СЭД в ключевых процессах определяет зрелость и степень готовности государственной структуры к эффективной работе в современных условиях. Выбор подобной системы является прерогативой и обязанностью конкретной государственной структуры и должен учитывать в первую очередь ее потребности, особенности и специфику. Система электронного документооборота государственной структуры должна отвечать ключевым современным архитектурным, функциональным, техническим требованиям.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a2301
