Статья

Александр Савельев: Новую систему встречают "по одежке"

Интертраст
мобильная версия

Компания "ИнтерТраст" анонсировала 4-ю версию системы электронного документооборота CompanyMedia. Разработчики внесли коренные изменения в ее архитектуру и полностью обновили интерфейс. Что увидят пользователи в новой системе? Об этом в интервью CNews рассказал заместитель генерального директора "ИнтерТраст" по разработке Александр Савельев.

CNews: Какие основные проблемы характерны для пользовательских интерфейсов современных СЭД?

Александр Савельев: Системы электронного документооборота родились давно, наверное, лет 20 тому назад, и, как правило, заказчиками таких систем становились специалисты по делопроизводству. Это означает, что требования не только к функционалу, но и к интерфейсу высказывались этими специалистами. И они требовали, чтобы наибольшее внимание уделялось реквизитам: заполнению реквизитной части документа, работе со справочниками. Им нужен был лаконичный интерфейс, рассчитанный на работу в высокопроизводительном режиме. Имеется в виду, в частности, работа без мыши, не отрываясь от клавиатуры, с использованием горячих клавиш.


Александр Савельев: Интерфейс нельзя рассматривать в отрыве эргономики и от функциональной полноты системы

Главным критерием был картотечный принцип работы всех интерфейсов, всех систем электронного документооборота. Только назвать это электронным документооборотом можно было с огромной натяжкой. Все эти системы были системами автоматизации делопроизводства. Они пришли из бумажного документооборота и играли роль его "помощников".

То есть, цель работы в такой системе – зафиксировать регистрационный номер документа, занести все необходимые реквизиты в карточки, указать контрольный признак, указать, кому направлен документ, сохранить в системе. Достаточно долго у большинства систем после регистрации документов никакой новой информации не вводилось.

Еще лет пять-шесть назад практически все системы ориентировались на делопроизводство и на категорию пользователей – делопроизводителей. То есть, в карточке документа основное внимание уделялось его реквизитам, а не контенту. Не вводилась информация о ходе исполнения, о том, как документ двигается по организации, кто кому выдает задания и в какой срок они должны быть исполнены, о ходе исполнения, согласований. То есть, все эти процессы часто не отражались в системе: либо не предусматривалась такая возможность, либо у организаций не было заинтересованности в том, чтобы в системе была живая информация.

CNews: Кроме делопроизводителей, с системами электронного документооборота работают руководители, специалисты подразделений, другие сотрудники. В какой степени интерфейс рабочего места должен зависеть от роли пользователя в системе?

Александр Савельев: Наш опыт показывает, что сделать универсальный интерфейс, подходящий всем категориям пользователей, практически невозможно. Четко выделяются три категории пользователей. Первая – это сотрудники общих отделов, канцелярии, которые работают на потоковом режиме регистрации документов. Они оценивают систему по скорости обработки поступившей информации, по возможностям, допустим, потокового сканирования, штрих-кодирования и так далее.

Вторая категория пользователей – это руководители высокого уровня. Это топ-менеджеры, у которых очень большая нагрузка по основной работе, очень много встреч, переговоров, совещаний. Но, поскольку они – люди, принимающие решения, через них проходит огромное количество информации, требующей реакции. Их требования к интерфейсу – простой, эргономичный, минимально необходимый функционал.

Третья категория – это, как мы называем, массовый пользователь, люди от рядовых сотрудников основных подразделений компании до руководителей разных уровней, которые обеспечивают выполнение задач, поставленных топ-менеджерами. Эта категория пользователей самая массовая, порядка 95% всех сотрудников, она же самая требовательная к функциональным возможностям системы . Ей нужны как "документооборотные" функции, так и удобство работы с контентом, содержательной частью документа.

Мы начали разделять интерфейсы для этих категорий еще в 2003-2004 году, но тогда мы не думали, что удобство работы, нахождение пользователя в окне документа, независимо от того, какую операцию он выполняет, и даже привлекательность интерфейса настолько важны. Поэтому долгое время интерфейс был на втором плане среди наших задач.

Но мы начали новый проект, привлекли дизайнерскую компанию к его разработке, собрали клиентов и экспертов на круглый стол для обсуждения получившегося интерфейса в контексте проблем систем документооборота.

CNews: Как вы оцениваете влияние интерфейса на эффективность работы пользователей? Стоит ли тратить деньги и усилия на разработку новых интерфейсов?

Александр Савельев: Интерфейс нельзя рассматривать в отрыве эргономики и от функциональной полноты системы. Есть операции, которые выполняются достаточно часто, а есть те, которые редко требуются. Это не значит, что пользователю придется полчаса искать нужную для редкой операции кнопку. Некоторые вендоры учитывают это, некоторые нет. И мы ждем от них новых версий систем, если они имеют "человекориентированный", дружественный интерфейс. Поэтому и наша компания движется в этом направлении, делая интерфейс понятным, удобным и привлекательным. Мы считаем, нужно, чтобы он нравился. В новом интерфейсе дизайнеры "Студии Лебедева" очень тщательно прорабатывали цветовое решение, шрифты, тени.

Всего на разработку мы затратили около года. Для компании проект стал очень дорогим, потому что, кроме специалистов "Студии Лебедева", с нашей стороны тоже привлекались дорогие специалисты, которые затратили практически столько же времени, сколько и они на обсуждения, на горячие споры, на выставление и донесение до понимания дизайнерами наших требований. Наш генеральный директор Андрей Линев назвал суммарные трудозатраты: 4,3 человекогода.

И мы нисколько не жалеем о затратах, потому что результат их полностью оправдывает. Многим, кому мы показывали новый интерфейс, в том числе на круглом столе, он понравился с точки зрения и проектного и дизайнерского подхода.

CNews: Как эксперты оценили возможности персонализации, заложенные в интерфейс?

Александр Савельев: Интерфейс рассчитан на массового пользователя, но это не значит, что у всех пользователей внутри этой категории одинаковые предпочтения и требования к СЭД, не говоря уже о том, что разных пользователей могут касаться разные виды документов: договора, заявки и так далее. Кроме того, каждый документ ходит по организации в рамках своего бизнес-процесса, имеющего определенную внутреннюю логику движения документов.

Поэтому, во-первых, очень важно, чтобы у каждого сотрудника была бы возможность настраивать интерфейс, чтобы в нем не было ничего лишнего, чтобы человек мог работать только с теми очередями, с теми функциями, которые ему реально нужны в работе.

Во-вторых, люди не роботы, и часто им приходится выполнять функции, которые на первый взгляд не входят в обязанности: помогать кому-то, замещать какую-то должность. И функциональное наполнение интерфейса рабочего места в определенное время должно совмещать разные профили. То есть, у сотрудника на экране системы заранее могут быть все кнопки, но это перегружает интерфейс. На наш взгляд, лучше иметь несколько заранее настроенных профилей, между которыми специалист может переключаться без привлечения администратора системы. Допустим, между профилями специалиста по договорной работе и профилем помощника руководителя. Это позволяет не перегружать интерфейс.

CNews: От кого шел первоначальный запрос на новый интерфейс CompanyMedia – от заказчиков или разработчиков / бизнеса вашей компании?

Александр Савельев: Запросы на изменения были и от нас и от заказчиков. Поскольку новую систему встречают по одежке, на многих тендерах выбирают внешний вид, а не внутреннюю архитектуру. Кроме того, по нашей статистике мы поняли, что чем дальше, тем более востребованным становится полнофункциональный браузерный интерфейс системы. Раньше у нас такого не было. Еще один важный момент – это простота установки и сопровождения. Толстые клиенты сложнее и в установке, и в сопровождении, и в поддержке при каких-то внештатных ситуациях. В то же время полная функциональность браузер-клиента требует сочетания противоречивых вещей, добиться ее было очень тяжело. Потребность в изменении интерфейса мы понимали уже давно, но решились взяться за эту работу только в конце 2010 года. Без помощи дизайнеров нам было не обойтись, поскольку мы все-таки разработчики, а эргономика интерфейса – особая, специализированная область деятельности.