Статья

Эволюция СЭД: что за горизонтом?

Интертраст
мобильная версия

Развитие систем управления документами только за счет дополнительных возможностей и функций вряд ли позволит таким решениям эффективно отвечать потребностям бизнеса. Рынку нужны новые направления и свежая струя. Куда стоит посмотреть производителям и как должна эволюционировать СЭД?

Целью встреч рабочей группы, состоящей из лидеров ECM-рынка, с десятками ИТ-руководителей заказчиков, было размышление над вопросами будущего СЭД. Где передний край индустрии ЕСМ? Как эволюция социальных бизнес-систем воздействует на будущее ЕСМ? Какие проблемы встают перед конечными пользователями, которые хотят лучше эксплуатировать свои информационные системы, чтобы повысить оперативность, лучше взаимодействовать с заказчиками? Эти ключевые моменты обсуждали клиенты и поставщики, и многие из них удалось прояснить. Интересно, что встречи проходили под председательством Джеффри Мура – автора множества технологических книг и публикаций, из которых стоит особо выделить "Пересекая пропасть" и "Внутри торнадо". Итоги серии встреч также представлены в общей презентации под названием "История будущего ЕСМ".

Группа пришла к единодушному выводу, что в существующей парадигме ("…Enterprise Content Management (ECM) – это технологии, используемые для захвата, управления, хранения, сбережения и предоставления контента и документов") и назначении ("инструменты и стратегии ЕСМ призваны управлять неструктурированной информацией организации, где бы эта информация не находилась…") системы управления корпоративным контентом достигли границ своего развития. В целом, этот вывод применим и к отечественным СЭД.

Во что превратятся СЭД и ECM?

Если не вдаваться в специфику СЭД и ЕСМ, можно считать, что и те и другие являются системами документирования, то есть отражают процессы, оторванные от бизнес-задач и основной деятельности большинства бизнес-специалистов. И если искать пути эволюции систем данного класса, то однозначно – в направлении приближения к бизнес-ценностям. Если оставить все как есть и продолжать лишь углублять существующие возможности систем документирования, эффективность работы таких решений начнет падать.

Трагедию систем документирования можно определить так. Бизнес-специалист, менеджер, работник интеллектуального труда вполне в состоянии осознать, что "если решение не задокументировано, его не существует", принцип "документировать, что делать и делать, что задокументировано" - правильный, а также принять другие ценности. Но от связанных с документированием "накладных" обязанностей и функций эта категория специалистов всегда будет стремиться отказаться. Поэтому если бы система документирования была способна предоставить свои сервисы в контексте бизнес-задач и при этом взять на себя все связанные с этим рутинные операции, то это можно было бы считать ее благородной миссией. Решение этой задачи открывает новые возможности для ЕСМ/СЭД.

По мнению Кена Бисконти, вице президента IBM по продуктам и стратегии Enterprise Content Management, новой задачей и назначением (мечтой) ЕСМ является достижение того "совершенного мира, когда нужная информация находит вас в нужном месте и нужном контексте. В том же самом совершенном мире вы можете найти и связаться с нужными людьми в нужное время посредством правильной информации и с использованием правильных инструментов".

Эволюция СЭД

От управления документами… …к управлению бизнес-деятельностью
Документ — единица взаимодействия Общение и взаимодействие — в основе СЭД
Точность и полнота (исключение потерь и искажений) Безотлагательная доступность — один из ключевых принципов
Упорядочение и регламентированное хранение Произвольность форм
Индивидуальное авторство Коллективное творчество
Обеспечение долговременной целостности Скоротечность ассоциированных процессов

Источник: "Интертраст", 2012

Вооружение новыми, близкими бизнес-пользователям инструментами избавляет этих людей от несвойственных им задач и приближает системы документирования к бизнесу. Но есть еще одно препятствие – сложность. По выражению Рэя Оззи (создателя Lotus Notes), "Сложность убивает. Сложность высасывает жизнь из пользователей. Сложность приводит к тому, что продукты трудно проектировать, создавать, испытывать и использовать. Сложность тянет за собой проблемы безопасности. Сложность разочаровывает руководство".