[an error occurred while processing this directive]

Разработка и внедрение системы электронного документооборота в Минэкономразвития России

Содержание:
Общая информация
О заказчике
Задача
Анализ задач
Решение
Результат
Преимущества
Впечатление пользователя
Технические данные
Программные ресурсы
Перспективы

Общая информация

Министерство экономического развития и торговли Российской Федерации сегодня является одним из наиболее передовых государственных учреждений в плане информатизации. В Минэкономразвития России внедрены современные программные продукты, позволяющие эффективно автоматизировать процессы управления госорганами, повысить качество управления, реализовать принципы открытости государства и упростить процесс общения с гражданами и раскрытие официальной информации обществу.

В рамках ФЦП «Электронная Россия» в Минэкономразвития России реализована система, позволяющая организовать безбумажный документооборот как внутри Министерства, так и между ведомствами. Для автоматизации документооборота Министерства используется программная платформа DocsVision, на базе которой компания Digital Design реализовала для Минэкономразвития систему электронного документооборота (СЭДО), систему планирования деятельности Министерства, межведомственный обмен документами между Минэкономразвития России и Российским Фондом Федерального Имущества. В структуру управления деятельностью Министерства также входят система управления проектами, внутренний и внешний порталы Министерства, торговая площадка и другие информационные системы.

СЭДО Министерства является основой автоматизированного делопроизводства, на базе и в интеграции с которой функционирует ряд подсистем, такие как работа с законопроектами и работа по учету приказов, электронные административные регламенты. С введением СЭДО в эксплуатацию эффективность работы с документооборотом в Минэкономразвития России была существенно повышена: среднее время исполнения поручений уменьшилось в полтора раза, количество файлов документов увеличилось на 47% за два года, а количество просроченных поручений уменьшилось более чем в 5 раз за это же время; доведение задания до конечного исполнителя в среднем по всем департаментам сократилось с 19-ти дней до 2-х; количество приказов по Министерству, доступных в электронном виде возросло с 10 до 100%; число входящих документов, доступных в электронном виде выросло с 30 до 80%.

Успешный опыт Минэкономразвития России по автоматизации документооборота на платформе DocsVision послужил примером и для других Министерств. В частности, на сегодняшний день на платформе DocsVision автоматизировано делопроизводство Минпромэнерго России

О заказчике

Министерство экономического развития и торговли Российской Федерации (Минэкономразвития России) — один из ведущих исполнительных органов власти России, осуществляющий функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере анализа и прогнозирования социально-экономического развития России. Численность сотрудников Министерства около 2000 человек. Министерство работает на 4-х территориально разнесенных площадках.

Задача

Суммарный документооборот Министерства превышает 200 тысяч документов в год. Эффективное управление системой документационного обеспечения центрального аппарата Министерства невозможно без современного технологического оборудования и системы электронного документооборота. Системы такого класса постепенно начинают применяться в госорганах. Задачи, стоявшие при внедрении системы документооборота, заключались в том, чтобы создать инфраструктуру автоматизации управления, которая предоставляет достаточное количество информации для принятия решений, и включить в электронный документооборот конечных исполнителей, обеспечив прозрачность процессов исполнения поручений до их уровня. В 2003 году для создания системы, предназначенной для решения указанных задач, в ходе тендера была выбрана компания Digital Design и платформа автоматизации документооборота DocsVision.

Анализ задач

На подготовительном этапе был произведен анализ процессов документооборота Минэкономразвития России и сделаны следующие выводы:

  • отсутствует система контроля за состоянием документа и исполнением поручений на каждом уровне исполнения;
  • отсутствует система электронного согласования проектов резолюций и подготавливаемых документов, что обуславливает дополнительные накладные расходы на перемещение бумажных экземпляров документов между зданиями Министерства.

Минэкономразвития России необходима система, автоматизирующая деятельность сотрудников, связанную с регистрацией, обработкой, подготовкой, согласованием, хранением и учетом документов, контролем исполнительской дисциплины, а также передачей в архив как самого документа, так и его электронного образа. Система должна обеспечивать комплексную работу с электронными документами:

  • создаваемыми сотрудниками Министерства на своих рабочих местах;
  • создаваемыми при сканировании бумажных документов, полученных от внешних организаций.

По результатам изучения процессов документооборота были сформулированы ключевые требования к системе, на основе которых была разработана Система электронного документооборота, обеспечивающая обработку, согласование и утверждение входящих и исходящих документов. СЭДО Минэкономразвития должна сочетать в себе базовые функции системы делопроизводства и возможность перейти к безбумажному документообороту, что обеспечивают такие функции, как, например, потоковое сканирование документов.

Решение

В сжатые сроки была внедрена система электронного документооборота на платформе DocsVision, создана инфраструктура автоматизации документооборота в виде базовых служб, реализованы механизмы групповой работы, инфраструктура автоматизации регламентов, процессы создания и согласования резолюций и процесс контроля исполнения, а также решены организационные проблемы и проведено обучение сотрудников.

На первом этапе главной задачей являлось создание инфраструктуры работы с электронными документами. В ходе первоочередных работ стала доступна в электронном виде входящая корреспонденция; было реализовано доведение документа и резолюции до конечного исполнителя посредством СЭДО; был разработан проект регламента согласования исходящих документов; был введен в обращение электронный телефонный справочник сотрудников Министерства; организован web-доступ к СЭДО; а также появились отчеты по исполнительской дисциплине. В это же время проводилось обучение пользователей и доработка функциональности системы в соответствии с их пожеланиями.

На втором этапе был осуществлен переход к полному циклу работы с документами; была введена подсистема контроля деятельности и оперативных отчетов; СЭДО подготовили к запуску подсистемы электронно-цифровой подписи; были реализованы сервисы напоминаний. На этом же этапе была реализована система учета законопроектов; система планирования деятельности Министерства и осуществлен запуск подсистемы раскрытия информации (на сайте Министерства на странице публикуются результаты работ по проектам ФЦП «Электронная Россия (2002-2010 гг.)», выполненным по линии Минэкономразвития России. Это является прецедентом для органов государственной власти в сфере раскрытия несекретной информации и введению в хозяйственный оборот результатов НИОКР, оплаченных за счет средств федерального бюджета). Доработана подсистема web-доступа и обеспечен доступ из ряда Федеральных Агентств и Служб (ФТС, РФФИ, РосОЭЗ).

Кроме того, был осуществлен ввод в действие специализированных подсистем, таких как соотнесение деятельности с планами, рубрикация и формализация документов, автоматизация проектных процессов. Появились средства моделирования и автоматизации бизнес-процессов, возможность off-line работы, возможность обмена электронными документами. Важно, что теперь можно проводить анализ эффективности деятельности сотрудников Министерства, используя объективные данные из системы электронного документооборота.

В результате работ 2006 года планируется создать весь спектр технических и нормативно-правовых условий для перехода к безбумажной технологии обработки документов и придания юридической значимости электронным документам Министерства.

Станислав Кузнецов

«Проблемы, с которыми мы столкнулись при внедрении этой системы — это психологические и профессиональные навыки сотрудников с точки зрения знания компьютера, а не выполнения функциональных обязанностей. Уровень подготовки пользователей очень разный. Руководители департаментов и начальники отделов самостоятельно разбирались с работой в системе и начали эффективно ее использовать. Однако некоторым рядовым пользователям, до этого использовавшим компьютер только для подготовки текстовых документов, потребовалась более серьезное обучение работе с системой. В среднем курс индивидуального обучения занимал три часа. Пользователям нужно было просто освоить весь функционал системы, что в принципе несложно, т.к. система достаточно понятна на интуитивном уровне. Еще одна проблема возникла с техникой на рабочих станциях сотрудников, которые не всегда удовлетворяли требованиям системы. Было произведено обновление оборудования на рабочих местах регистраторов и советников. Планируется постепенное обновление 1500 рабочих мест исполнителей».

Станислав Кузнецов,
директор Департамента управления делами Минэкономразвития России.

Владимир Андреев

«Главная проблема, возникшая при внедрении СЭДО — уровень ИТ-знаний пользователей, технические средства и готовность всех сотрудников поддерживать процесс внедрения. Но постепенно все поняли, что необходимо производить организационные изменения в области автоматизации, которые и привели в результате к созданию при внедрении нормативно-технологической базы, постоянно действующему обучению сотрудников Министерства для повышения их квалификации при работе с системой».

Владимир Андреев,
директор компании DocsVision.

Результат

На данный момент в системе работает более 1000 сотрудников Министерства на всех уровнях; ежедневно регистрируется до 1000 документов и накладывается около 2000 резолюций; суммарный документооборот составляет 200 тысяч документов в год.

Изначально, после внедрения и освоения СЭДО сотрудниками Департамента управления делами, количество подключенных пользователей составляло 200, а к настоящему времени система развернута более чем на 1000 рабочих мест. В результате, к работе с СЭДО подключились все 17 департаментов Министерства, ФТС России, Роснедвижимость, Росимущество, РосОЭЗ и РФФИ. С системой электронного документооборота работают сотрудники Министерства всех уровней: Министр, заместители Министра и их помощники; директора Департаментов и их заместители, помощники и секретари директоров Департаментов; начальники отделов и их заместители; исполнители: советники, консультанты, главные и ведущие специалисты, специалисты 1-ой и 2-ой категорий.

В ходе проекта по созданию СЭДО были полностью автоматизированы следующие процессы деятельности, связанные с оборотом входящих, исходящих и внутренних документов:

  • Прием и регистрация входящей корреспонденции;
  • Создание резолюций и выбор исполнителей;
  • Ознакомление с входящим / внутренним документом;
  • Подготовка и утверждение проектов исходящих и внутренних  документов;
  • Регистрация исходящих / внутренних  документов;
  • Передача документов в архив;
  • Контроль исполнения резолюции и документов;

Для обеспечения безбумажного документооборота в настоящее время сканируется входящая корреспонденция, поступающая в центральное здание Минэкономразвития России, в том числе на имя Министра, заместителей Министра и директоров Департаментов. Потоковое сканирование документов позволяет сканировать и распознавать документы при минимальном участии пользователя.

Помимо автоматизации деловых процессов особое внимание уделялось их оптимизации. На базе отдела документационного обеспечения создан единый центр обработки входящей документации (ЕЦОВК), снизивший нагрузку на секретарей структурных подразделений и значительно повысивший качество вводимой в СЭДО информации.

В СЭДО создана подсистема учета законопроектной деятельности, позволяющая фиксировать информацию о законопроектах, по которым в Министерстве ведутся работы. Подсистема учета включает в себя субъекты законодательной инициативы, форму участия каждой из организаций-участников, ответственный департамент в Минэкономразвития России и сроки подготовки законопроекта. Также в системе реализован учет документов, поступающих в Министерство по данному законопроекту, предусмотрена возможность отслеживать текущий этап, ход разработки и рассмотрения законопроекта, формировать отчеты о ходе всех работ касающихся законопроекта, в которых участвует Минэкономразвития России.

Кроме того, в 2005 году появилось еще несколько нововведений. Добавилась возможность веб-доступа к системе с внутреннего Портала Министерства, благодаря чему просмотр приказов, отчетов и документов стал возможен для пользователей, еще не подключенных к СЭДО. В 2005 году стало возможным подключить к системе электронного документооборота в режиме информационного обеспечения сотрудников торговых представительств Российской Федерации в иностранных государствах. На внутреннем Портале Министерства размещен полный электронный телефонный справочник Минэкономразвития России, поддержка которого осуществляется одним сотрудником наряду с прочей рабочей деятельностью, в то время как ранее этим занимались два выделенных сотрудника.

Внедрение системы электронного документооборота в других органах государственной власти или структурные изменения в Министерстве могут потребовать расширения или изменения имеющейся ролевой модели. С целью обеспечения более гибкой настройки доступа к системе разработан модуль администрирования ролевой модели, позволяющий настроить перечень ролей и операций, доступных каждой роли.

Чтобы увеличить адаптируемость системы, реализована возможность настройки атрибутов и свойств регистрационной карточки и резолюции, что позволяет вводить в карточки дополнительные поля и осуществлять поиск по этим полям.

В 2006 г. планируется введение в опытную эксплуатацию подсистемы цифровой подписи, позволяющей обеспечить аутентичность и целостность документов. Этот шаг в свою очередь позволит проводить электронные согласования документов.

В связи с необходимостью контроля за получением ответов на документы Министерства, СЭДО была дополнена соответствующими функциями: теперь можно устанавливать плановую дату получения ответа на документ, а, значит, и контролировать процесс получения ответа. По получении ответа система автоматически проставляет фактическую дату получения.

Чтобы максимально упростить работу руководителей и дать им возможность работать с СЭДО за пределами Министерства, была реализована подсистема Мобильный клиент. При ее использовании руководитель может перенести на мобильный компьютер необходимые документы, данные о поручениях и резолюциях и работать с ними автономно: он может согласовать или отклонить резолюцию, добавить голосовой или текстовый комментарий, просмотреть файлы документов. Когда руководитель приходит на стационарное рабочее место, результаты его работы могут быть перенесены в СЭДО.

Для обеспечения достоверности информации и открытости системы ведется работа по созданию подсистем внешних регламентов доступа и открытого интерфейса доступа к статусам системы и обмену информацией. Подсистема внешних регламентов доступа — это web-сервис, позволяющий внешним системам инициировать процесс обработки документа в СЭДО и контролировать исполнение этого процесса. С целью организации межведомственного обмена подсистема открытого интерфейса доступа к статусам системы и обмену информацией будет обеспечивать выгрузку из СЭДО информации по зарегистрированным документам и резолюциям в формате XML, а также их отправку по электронной почте. Также будет предусмотрено получение данных в этом формате и их загрузка в СЭДО.

Для уменьшения нагрузки на сотрудников архива, ведутся работы по автоматизации основных видов деятельности этого отдела, таких как учет дел и томов, учет выдачи и возврата дел и документов из архивного хранения, поиск дел и томов.

Особо хотелось бы отметить появление возможности формирования отчетов для руководителей всех уровней. Отчет позволяет видеть количество невыполненных и просроченных поручений, отслеживать продвижение выполнения президентских, правительственных и министерских поручений, группируя их по времени, оставшемуся до истечения срока исполнения.

Регистрационные карточки имеют удобную и понятную для пользователей структуру, в которой отображается иерархическое дерево поручений, позволяющее исполнителям без труда проследить за выполнением заданий на любом уровне. В регистрационной карточке собрана вся информация по документу, включая полные реквизиты документа, отношение данного документа к другим, электронный образ документа, историю работы пользователей с документом.

С появлением СЭДО существенно упростился поиск необходимой в работе документации, чему также способствовало появление контекстного поиска по ключевым словам, который позволяет найти необходимый документ за считанные минуты.

Несмотря на то, что развитие системы еще продолжается, можно подвести некоторые итоги. Время доставки документов до конечного исполнителя уменьшилось с 14 до 3 дней, а в случае особо срочных документов — до 1 дня. Время поиска необходимой документации сократилось с нескольких часов до пары минут. При отсутствии роста количества регистраторов существенно возрос объем работ по регистрации корреспонденции. Ускорился процесс исполнения распорядительных документов, что во многом связано с заменой хождения бумажных потоков документов на их электронные аналоги. Ознакомление сотрудника с документом теперь не представляет сложности, вне зависимости от того, где находится сотрудник в данный момент времени. Существенно сократилось время на подготовку и проверку отчетов.

Главный итог — создана инфраструктура автоматизации управления, предоставляющая достаточное количество информации для принятия решений, а также обеспечена прозрачность процессов исполнения поручений для пользователей всех уровней.

Преимущества

  • повышение эффективности корпоративных методов работы над документами Министерства;
  • повышение качества контроля за состоянием документооборота, исключение утраты отдельных документов и обеспечение контроля исполнения документов на каждом уровне исполнения;
  • сокращение времени поиска документов и соответствующей информации;
  • сокращение затрат на обработку документов внутри Министерства и подготовку установленной отчетности за заданные периоды времени;
  • обеспечение внедрения информационных технологий, связанных с обработкой электронных документов (в виде текстовых и графических файлов «электронных образов»);
  • создание сводного каталога электронной библиотеки документов Минэкономразвития России.

Впечатление пользователя

Рассказывает Станислав Кузнецов, директор Департамента управления делами Минэкономразвития России: «Интерфейс системы автоматически настраивается на конкретного исполнителя или сотрудника. Стандартными папками являются входящие, отправленные и личные, папки, в которых можно создавать любые другие папки и класть туда документы, необходимые для работы, а также папки поиска. В системе реализована функция проверки орфографии, которая исключает проблему секретарских ошибок — она подсказывает, что нужно исправить, так же, как вкладка просмотра резолюций: это не карточка резолюций, а карточка просмотра резолюций. Обращает на себя внимание то, что у нас реализована функция изменения падежей: если Иванов дал поручение Петровой, то в системе-справочнике сотрудников она обозначена как Петрова, но при печати этой резолюции будет автоматически стоять форма «Петровой» — это система автоматически назначает дательный падеж для фамилии исполнителя, что очень важно согласно нашей инструкции по делопроизводству. В текстовой резолюции можно использовать быструю замену, т.е. при вводе букв «д с» выдается словосочетание «для сведения». Например, я использую длинную следующую формулировку «прошу рассмотреть и доложить министру с проектом письма», хочется ускорить процесс набора — для этого я могу набрать несколько букв, и вся фраза появится целиком.

Существует такая вкладка, как «Связи карточек», которая в виде дерева резолюций наглядно представляет, с чем конкретно связан тот или иной документ. Существует вкладка «Файл-документы», здесь хранится электронный образ документа, к нему могут быть присоединены файлы с версиями документов, которых бывает довольно много, они могут иметь разные комментарии. Используется штрих-код для потокового сканирования при регистрации документов: секретарь вводит данные документа в регистрационную карточку, затем первый лист документа кладет в принтер, нажимает кнопку Print, и система автоматически печатает штрих-код и номер документа, причем печатает и дату, и количество листов, т.е. ту необходимую информацию, которую мы ставили раньше штампом.

Хотелось бы рассказать о карточке просмотра резолюции, потому что сам процесс ввода резолюции у нас реализован очень интересно. Есть система аутентификации, когда в нижнем поле карточки стоит фамилия сотрудника, который непосредственно работает за данным компьютером, в Министерстве все сотрудники сами вводят резолюции в систему, после чего у них есть возможность эту резолюцию распечатать на различных бланках, стандартизированных согласно инструкции по делопроизводству. Система автоматически генерирует стандартизированный бланк резолюции в текстовый редактор, в зависимости от подписи, автоматически заполняет поля исполнителя, номер документа и дату. Чтобы было не слишком сложно ориентироваться в такой карточке, была создана специальная система подсказок и помощи.

Мы эксплуатируем эту систему уже более двух лет, и следует отметить, что картина документооборота существенно изменилась в положительную сторону — стала более прозрачной и надежной».

Технические данные

Программная платформа DocsVision разработана на основе передовых технологий: Microsoft .NET, Microsoft SQL Server 2000, Internet Information Services с использованием XML web-служб.

Программные ресурсы

  • Microsoft Windows Server 2003 — применяется в качестве серверной платформы решения
  • Microsoft Windows 2000 Professional и Microsoft Windows XP — используются на рабочих станциях пользователей системы
  • Microsoft SQL Server 2000 — используется в качестве СУБД.
  • Microsoft Internet Information Services 6.0 — играет роль сервера приложений системы (web-сервер).
  • Microsoft Visual Studio .NET 2003 — используется как среда разработки системы
  • Microsoft .NET Framework 1.1 — используется в качестве технологической платформы решения.

Перспективы

Ближайшие планы развития СЭДО предусматривают адаптацию системы к требованиям электронного государства, среди которых, в частности, можно выделить следующие задачи: внедрение в промышленную эксплуатацию электронной цифровой подписи электронных документов и резолюций; внедрение в промышленную эксплуатацию долговременного архива электронных документов; реализация внутреннего и внешнего журналирования и нотаризации действий пользователей; интеграция СЭДО с прикладными системами, работающими в Министерстве, а также организация межведомственного обмена.


Вернуться на главную страницу обзора

Версия для печати

Опубликовано в 2006 г.

Техноблог | Форумы | ТВ | Архив
Toolbar | КПК-версия | Подписка на новости  | RSS