Безбумажный офис обречен
Представители американской ассоциации участников ИТ-рынка CompTIA опросили порядка 400 топ-менеджеров из ИТ и бизнеса, чтобы узнать, как часто за последние два года им приходилось использовать бумажные документы. Оказалось, что 38% компаний увеличили объемы бумажного документооборота, а еще 8% - стали еще более активно пользоваться такими документами. Еще 27% респондентов сохранили прежние объемы, 23% - сократили их, а существенно уменьшить бумажный документооборот удалось только 3%. Говоря о планах на ближайшие 2 года, участники опроса разделились во взглядах практически таким же образом. Эксперты ComTIA отмечают, что лидерами по "бумаге" остаются компании из образовательного сектора, госкорпорации и медицинские учреждения.
Российские специалисты СЭД ожидали подобных результатов по проникновению безбумажных технологий. "Безбумажность - вопрос выбора и выбор пока часто делается в пользу бумаги. Чтобы убедиться в этом, не нужно проводить никаких исследований, достаточно посмотреть на динамику спроса на бумагоориентированную продукцию (принтеры, копиры, расходные материалы). Увеличение расхода бумаги объясняется простотой получения бумажных копий. Поэтому СЭД/ЕСМ правильнее квалифицировать не как безбумажные, а как "бумагонезависимые" технологии", - утверждает Вадим Ипатов, заместитель генерального директора компании "Интертраст" по развитию бизнеса.
"Электронный документооборот и безбумажный документооборот не являются синонимами. Организации целенаправленно стремятся уйти от бумаги, если расходы на печать и пересылку бумажных документов действительно существенны, и их сокращение заметно изменит финансовые показатели, и, как правило, это документооборот с внешними контрагентами, - объясняет Сергей Бушмелев, ИТ-аналитик Directum. - Что же касается внутреннего документооборота, то в этом случае расходы на бумагу редко оказываются существенными для организации. Электронный документооборот внедряется с целью повышения производительности сотрудников, соответствия внешним и внутренним регулятивным требованиям, и оптимизация бумажных затрат часто не предполагается или не рассматривается в качестве определяющего фактора".
Андрей Лубенец, старший управляющий по корпоративным проектам компании "ABBYY Россия", связывает объем обращающихся документов, как бумажных, так и электронных, с состоянием экономики: если в ней наблюдается спад, то и общий поток документов будет сокращаться, если же рынок растет, то возрастет и число документов. "Опрос американской ассоциации участников ИТ-рынка CompTIA проводился относительно двух последних лет, во время которых шло восстановление и мировой экономики, и экономики США. Вместе с ростом бизнес-активности, увеличился и поток документов. Бумажный документооборот быстрее реагирует на подобные изменения. Это же подтверждают и результаты опроса. Также стоит отметить, что в экономике США важную роль играет малый бизнес, которому дешевле осуществлять документооборот на бумаге, чем применять электронные системы", - замечает он. Россия же, по его словам, подвержена влиянию общемировых трендов.
Директор по развитию направления ECM в Terralink Александр Бейдер не видит ничего удивительного в том, что лидерами по потреблению бумаги являются государственные и медицинские организации. "В государственных организациях повышенные требования к исполнителям. Они хорошо понимают стоимость своей ошибки или невозможности предоставить подтверждение своего качественного и своевременного исполнения задания. В этой связи они подстраховываются, создавая бумажные копии документов", - говорит он. Эксперт полагает, что даже введение в приказном порядке необходимости исполнять документы в электронном виде в ближайшей перспективе не избавит государственных чиновников от консерватизма, при этом данная тенденция просматривается как для России, так и в мировом масштабе. В медицине, скорее всего, по его словам, для России основным фактором является низкий уровень автоматизации и квалификации врачей в области информационных технологий, а на западе потребность в бумаге связана также, в первую очередь, с очень высоким уровнем ответственности врачей за результаты своей работы, а также с самой организацией страховой медицины, поскольку все общение между страховыми компаниями, медицинскими учреждениями и работодателями должно быть строго документировано.
"Совсем по-другому обстоят дела в коммерческом секторе, где затраты на бумажный документооборот легко измерить, а риски хорошо понятны и очень заметны. Важным фактором является также недавние изменения в российском законодательстве, благодаря которым для электронных документов обеспечивается юридическая значимость, что основывается на применении специализированных сервисов доставки и электронной подписи. В этом случае, объем потребления бумаги заметно сокращается. В результате, компания может не только сократить объемы потребляемой бумаги для печати документов, но и снизить расходы на пересылку, архивные площади, персонал", - объясняет Бейдер. По его мнению, основной спрос на сервис межкорпоративного документооборота предъявляют компании розничной торговли, телекоммуникаций, банковского сектора, страховые компании, а также другие компании, бизнес которых связан с большим количеством поставщиков и потребителей.
В качестве примера он привел несколько расходных статей бюджета на бумажный документооборот. Так, в компании Nestle посчитали, что они тратят в год около 100 тыс. долл. только на то, чтобы довести срочной курьерской отправкой исправленные бумажные счета-фактуры их контрагентам; еще одна организация городского подчинения - 110 тыс. руб. в месяц только на бумагу, картриджи и обслуживание принтеров; средняя региональная аптечная сеть расходует 360 тыс. рублей в год только на поддержание архива.
Алена Свистунова, представитель "СКБ Контур по проекту "Диадок", также подтверждает, что при переходе на ЭДО объемы потребляемой бумаги в компаниях не сокращаются. Ряд госведомств, по ее данным, отмечают, что после внедрения СЭД, закупки бумаги для нужд учреждения только увеличились (иногда на 300%), при этом это происходит при автоматизации процесса внутреннего согласования документов, потому что каждый участник в цепочке согласования по привычке все равно распечатывает электронный документ. Еще один важный фактор, влияющий на объемы распечатанных документов – это отсутствие юридической силы электронных документов в ряде СЭД. "Совсем по-другому обстоят дела, если компания внедряет системы документооборота, направленные на замену бумажных документов электронными версиями, то есть когда для электронных документов обеспечивается юридическая значимость с применением электронной подписи, - объясняет специалист. - Так, если в компании внедряется система внешнего документооборота с контрагентами, то в этом случае объем потребления бумаги сокращается, потому что электронные юридически значимые документы не нужно дублировать в нескольких копиях на бумаге. В результате компания может не только сократить объемы потребляемой бумаги для печати документов, но и снизить расходы на пересылку, архивные площади, персонал".
С коллегами согласны и Павел Житнюк, эксперт-аналитик "Корус Консалтинг", который полагает, что в случае проведения аналогичного опроса в России результат в плане распределения организаций по типам был бы очень похож, и Ирина Кубликова, директор по маркетингу "Босс-Референт", считающая, что высокая степень бюрократизации документооборота и отсутствие на сегодняшний день законов, признающих легитимность электронных документов (например, в судах, в архивном хранении) требует использования для межкорпоративных взаимоотношений бумажных экземпляров и не ведет к безбумажному офису.
В целом, опрошенные специалисты не сталкивались (за исключением СКБ "Контур" и Terralink) с исследованиями в области экономии от безбумажного офиса в России и придерживаются мнения, что переход к таким технологиям является вопросом самоорганизации и самосознания сотрудников, а также делом государства, принимающего регламенты для порядка обмена документацией в электронном виде.
