Какому отделу нужнее СЭД? В России все иначе
По данным исследования IntelliChief, ведущего провайдера решений в области безбумажного документооборота для IBM i, финансовые и коммерческие отделы входят в список лидеров по востребованности и по внедрениям "безбумажного офиса" по причине преобладания большого объема бумажных документов (счетов и т.п.). Следующими по востребованности таких решений в компаниях являются отделы кадров и ИТ-департаменты. Российские игроки рынка СЭД с удивлением восприняли результаты исследования IntelliChief и по просьбе CNews провели параллели с сегодняшним положением вещей в России.
Александр Бейдер, директор по развитию направления ECM в компании Terralink, соглашается с тем, что задачи автоматизация обработки счетов поставщиков и исходящих счетов - это наиболее востребованные области автоматизации управления документами в крупной географически распределенной компании, так как это именно те области, автоматизация которых приносит наибольший экономический эффект и характеризуется минимальными сроками окупаемости. "В России долгое время складывалась прямо противоположная ситуация. В качестве первоочередной задачи рассматривалась только задача управления организационно-распорядительными документами. Под словом "документооборот" понималась только задача контроля исполнения распоряжений руководства и учета корреспонденции, что было связано с административным характером управления обществом, объясняет он. - В настоящее время ситуация в России меняется, все больше компаний начинают автоматизацию управления контентом именно с автоматизации управления финансовыми, производственными, техническими документами, то есть, начинают с управления документами, которые непосредственно связаны с основным бизнесом компании". Эксперт также указывает, что указанный состав задач и порядок их внедрения весьма характерен для новой продуктовой линейки SAP, относящейся к области ECM.
Алексей Рождественский, консультант отдела консалтинга компании "ДоксВижн", считает, что данный в опросе ответ вполне предсказуем для западного рынка, но при этом он неадекватен для отечественной индустрии, так как задачи систем управления документами (СЭД) существенно отличаются, приводя в качестве объяснения схожую с высказываниями Бейдера систему аргументации. "СЭД пока еще наиболее востребована в службах, организующих процессы ДОУ в компаниях и архивных службах, и, только во вторую очередь (после внедрения задач, связанных с ДОУ и КИД (контролем исполнительской дисциплины), речь заходит об автоматизации других процессов обработки документов, в частности процессов финансового контура", - говорит он.
Г-н Рождественский предлагает разделить задачу делопроизводства (ДОУ) и задачу автоматизации других процессов, включающих контур работы с документами. По его словам, задача ДОУ покрывает, как правило, всю компанию (все сотрудники участвуют в контурах КИД), автоматизация данного процесса обычно начинается в специализированных службах (например, в канцелярии), но постепенно захватывает все больше и больше участников; специализированные же процессы зачастую могут быть успешно внедрены лишь в определенных подразделениях. К тому же, отмечает эксперт, существуют компании, в которых доля ДОУ очень несущественна (например, компании с западной традицией управления), поэтому существуют различные подходы к внедрению комплексной СЭД в организации, но, в любом случае, он рекомендует поэтапное внедрение СЭД, которое позволит, во-первых, лучше контролировать процесс внедрения, во-вторых, даст возможность постепенно вовлекать сотрудников различных отделов организации к работе в СЭД.
Павел Житнюк, эксперт-аналитик "Корус Консалтинг", соглашается с мнениями коллег на рынке, отмечая, что сегодняшняя тенденция развития СЭД такова, что в обозримом будущем задачи финансового и бухгалтерского документооборота будут решаться внешними провайдерами таких сервисов. Это касается обеспечения глобального обмена документами, потокового сканирования и хранения документов, предоставления отчетности и этот рынок, по его словам, очень активно развивается.
Елена Иванова, руководитель отдела маркетинга компании ЭОС, удивлена схожестью результатов опроса заказчиков из США и России, но не видит в тренде автоматизации работы финотдела и бухгалтерии ничего особенного. "Традиционно наибольшее количество документов и бумаг сосредоточено именно в финансовой сфере. В России однако же есть еще одна сфера, которая требует автоматизации и коммерческие компании зачастую как раз и начинают внедрение ECM-систем именно с нее - это работа с договорами, согласование договоров и все что с этим связано", - говорит она, выражая недоумение тому, что в опросе не фигурировала тема собственно хранения большого количества накопившихся электронных документов, который стал явным трендом в России.
Сергей Бушмелев, ИТ-аналитик Directum, отмечает, что между тем, что называется "безбумажный офис" и тем, что автоматизируется СЭД, существует разница и в исследовании речь идет о первичных бухгалтерских документах и в случае перевода их полностью в электронный вид, задача по хранению электронных документов уже ляжет на плечи ИТ-службы. "Экономию на бумаге, картриджах и почтовой пересылке очень просто посчитать, гораздо проще, чем стоимость хранения электронных документов и возросшие риски. Большинство неспециалистов всерьез полагают, что стоимость хранения электронных документов равна нулю", - говорит он, не считая российских заказчиков исключением из правила.
Вадим Ипатов, заместитель генерального директора компании "ИнтерТраст" по развитию бизнеса, придерживается схожего мнения, полагая, что разделение потоков документооборота в компаниях возможно не только в финансовом отделе, но и в службе поддержки клиентов, управления персоналом, юридическом департаменте, поэтому, наряду с общим документооборотом, в котором они участвуют по единым для всей организации правилам, они могут иметь собственные EDM-решения, ориентированные на поддержку своих изолированных процессов. По его мнению, для России характерно первоначальное обустройство общего документооборота и подключение служб документационного обеспечения с последующим подключением подразделений с наиболее плотными и сложными документопотоками сначала в рамках общего документооборота, а затем собственных процессов.
Наталья Львова, руководитель проекта DOCFLOW, говоря о СЭД как о технологиях, способствующих обеспечению более высокого уровня контроля информации, то и в России, в первую очередь, в таких системах нуждаются финансовый и юридический отделы компаний, потому что эффективность работы отдела до и после внедрения таких систем можно посчитать. По данным исследований, проводимых в России проектом DOCFLOW, можно отметить, что автоматизация финансовой и юридической деятельности компаний чаще реализована лучше других проектов по электронному документообороту и самый высокий уровень контроля обеспечен для бизнес-значимых, "официальных" документов (Records Management), однако если говорить о других технологиях управления корпоративным контентом, то вовлеченность других подразделений в компаниях также очень высока. "На сегодняшний день российские специалисты выделяют среди проблем в управлении данными, которые чаще всего встречаются в организации – сложности с поиском информации и документов и неопределенность бизнес-процессов, а основным фактором развития бизнеса, который влияет на выбор технологий управления документооборотом – создание эффективной для управления инфраструктуры", - заключает она.
В целом опрос CNews показал, что компании-игроки российского рынка проводят параллели развития отрасли с США, но при этом отмечают неразвитость классического в мировом масштабе понимания задач СЭД.
