Статья

"Строим открыто": к чему привели разработчика СЭД разговоры с сообществом

Документооборот Интертраст
мобильная версия

Год назад компания "Интертраст" объявила о старте программы "Строим открыто", цель которой – привлечь к обсуждению будущей версии CompanyMedia всех, кто заинтересован в этой СЭД: пользователей, разработчиков, консультантов, независимых экспертов и журналистов. Настало время оценить результаты этой не совсем обычной для российского бизнеса инициативы.

Перед современными СЭД стоят новые, масштабные задачи, которые уже не получается решать в рамках прежнего узкого подхода, когда все внимание уделялось только автоматизации рутинных функций делопроизводства. В новых условиях СЭД (их уже правильнее называть ECM – системами управления информационными ресурсами компании) становятся частью единого ИТ-ландшафта предприятия и участвуют в обеспечении многих бизнес-процессов.

Стратегию определяет рынок

За 18 лет специалисты "Интертраст" выполнили множество проектов, в которых заказчики выдвигали самые разнообразные бизнес-требования, и можно было бы обойтись простым обобщением своего опыта, перенеся часть реализованных в заказных проектах функций в тиражную версию продукта. Однако в "Интертраст" решили не ограничиваться этим, а обсудить будущее своей системы со всем сообществом. За год была проведена серия круглых столов, на которых обсуждались наиболее важные вопросы развития СЭД и говорили о ходе продвижения разработки новой версии CompanyMedia.

"Мы по многолетнему опыту знаем, что процесс создания новой версии СЭД сам по себе очень интересен, он, как хороший спектакль, имеет свою внутреннюю драматургию. В ходе проекта постоянно сталкиваются разные точки зрения, в условиях недостатка информации, приходится выбирать то или иное проектное решение, часто в стороне остаются не включенные в проект альтернативы; архитектура решения, применяемые технологии и подходы претерпевают изменения по ходу проекта. В общем, все происходит очень интересно и динамично", – сказал Андрей Линев, генеральный директор "Интертраст", объявляя о старте инициативы.


Исторически СЭД выросли из задач автоматизации делопроизводства и, следовательно, раньше их интерфейсы были ориентированы только на нужды делопроизводителей

Важно отметить, что инициатива "Строим открыто" – это не один из краудсорсинговых проектов, которые сегодня так популярны. Задача получить от сообщества какие-то конкретные идеи по новым функциям системы на самом деле не ставилась. На бизнес-завтраках и на специальной странице в Facebook шло обсуждение ряда крупных тем, которые определяют стратегическое развитие ECM.

В их числе были: пользовательский интерфейс СЭД и вопросы юзабилити, феномен мобильности, вопросы архитектуры СЭД, кейс-менеджмент как новый подход к организации взаимодействия людей и документирования деятельности, информационная безопасность и функциональные границы применимости СЭД, ее новые горизонты.

Поэтому правильно было бы считать, что в рамках этой инициативы разработчики CompanyMedia решали задачу донесения до будущих пользователей информации о новых идеях и подходах, а также для получения обратной связи – как эти новшества могут быть восприняты рынком.

"Открытое обсуждение хода работ по созданию современной СЭД может помочь лицам, принимающим решение, лучше понять устройство СЭД и сделать свой выбор более осознанным. Разъяснение и обсуждение методов и подходов могут дать будущим пользователям более наглядное представление о потенциальных возможностях современных систем документооборота, неосознанных ими пока сценариях использования СЭД. У разработчиков могут появляться новые идеи. Все это в совокупности может оказать позитивное влияние на развитие рынка", – так прокомментировал старт инициативы Андрей Линев.

Новый имидж CompanyMedia

Исторически СЭД выросли из задач автоматизации делопроизводства и, следовательно, раньше их интерфейсы были ориентированы только на нужды делопроизводителей. Сейчас в круг пользователей СЭД включаются все сотрудники организации, от исполнителя до руководителя. Очевидно, что у бизнес-пользователей другие требования к системе.

При этом пользовательские интерфейсы СЭД (и CompanyMedia в том числе) часто критиковали за перегруженность и неудобство. Почему сложилось такое мнение – причина в дизайне интерфейса или есть другая объективная проблема? Если расположить все красиво, станет ли пользователям легче?